Večina manjših gradbenih podjetij ima zelo podoben sistem. Priprava gradbenih ponudb pri izvajalcih pogosto poteka v Excelu ali Wordu. Imajo zapiske s terena ali PZI popise del, cene v glavi ali pa izhajajo iz starih ponudb in izgubljajo ure pred računalnikom.

To je bil tudi primer podjetja s 4–5 zaposlenimi, ki se ukvarja predvsem z zaključnimi deli v gradbeništvu, pogosto pri projektih družinskih hiš. Na leto pripravijo približno 100 ponudb. V tem primeru je podjetje s pomočjo Renota čas priprave ponudbe zmanjšalo iz približno 4 ure na približno 30 minut.

Ponudbe so pripravljali v Excelu, zapiske pa so imeli precej razpršene: približno 80 % ročnih zapiskov s terena, ostalo iz PZI popisov del.

Cene so bile večinoma “v glavi” ali zapisane na različnih mestih. Pri večjih projektih, predvsem družinskih hišah, priprava gradbenih ponudb vzame 3–4 ure. Povprečno 3,5 ure na ponudbo.

Pri 100 ponudbah letno to pomeni približno: 350 ur samo za pisanje ponudb. To je dva meseca dela na leto.

Podjetje je začelo uporabljati Renoto – aplikacijo za gradbene ponudbe, ki omogoča hitrejšo pripravo ponudb z lastnim cenikom. Najprej smo jim pomagali pripraviti njihov cenik. Renoto je iz njihovih starih ponudb pripravil seznam postavk z dinamičnimi cenami.

Cenik zdaj vsebuje:

• ime postavke
• opis dela
• mersko enoto
• cene pri različnih količinah

Najpomembnejše pa je, da je cenik zdaj enoten za celo podjetje.

Na začetku so bili malo skeptični. Povedali so, da niso ravno “računalniški tipi” in, da si ne želijo zapletene aplikacije, ki bi jim vzela še več časa.

Zato smo prvo ponudbo pripravili skupaj z njimi. Prva ponudba je bila narejena v približno 30 minutah. Takrat so dobili občutek, kako aplikacija za gradbene ponudbe dejansko deluje v praksi. Izpostavili so, da je uporaba enostavna in uporabniška izkušnja nezapletena.

Ker večinoma delajo z ročnimi zapiski uporabijo Uvozni način.

Postopek je približno takšen:

1. Na računalniku pripravijo popis del ali slikajo ročne zapiske.
   
2. Po potrebi dodajo ponudbo materiala ali npr. ponudbo oken.
   
3. Dokumente naložijo v Renoto.
   

Renoto dokument prebere in iz tega pripravi gradbeno ponudbo z njihovimi cenami.

Postavke samodejno razporedi po kategorijah, kot so:

• pripravljalna dela
• gradbena dela
• rušitvena dela
• zaključna dela itd.

Za PZI popis del uporabijo PZI način:

1. Naložijo PZI popis del.
2. Aplikacija popis prebere in ga v enaki obliki prikaže skupaj z njihovimi cenami.
3. Zraven jim pripiše, katere postavke iz cenika je uporabila, saj popisi nimajo vedno enako zapisanih postavk, kot jih uporabljajo izvajalci.

Ponudbo potem samo še pregledajo in jo direktno pošljejo stranki ali po potrebi izvozijo v Excel. Med projektom izdajo tudi avansni račun in po zaključku projekta še račun.

Renoto pripravi približno 90 % ponudbe. Preostalih 10 % je namenjenih temu, da ponudbo pregledajo in po potrebi kaj popravijo.

Priprava ponudbe danes traja:

• 10 minut za pripravo
  
• skupaj s pregledom do približno 30 minut

Odvisno od zahtevnosti projekta in števila postavk. Pri manjših projektih je ponudba v celoti pripravljena v 10-15 minutah.

Z Renotom so se znebili različnih verzij Excel ponudb, različnih cen za podobna dela, iskanja po starih ponudbah, razpršenih dokumentov in predvsem večerov za računalnikom.

Pri približno 100 ponudbah na leto je razlika velika. Za skoraj dva meseca delovnega časa.

Če je ena ura vredna vsaj 30 €, pomeni:

9.000 € na leto prihranka samo na času za pripravo ponudb.

In to brez upoštevanja vsega dodatnega dela, ki ga lahko dobijo s tem časom. Vložek? Renoto letna naročnina: 530€.

Večina gradbenikov danes še vedno pripravlja ponudbe v Excelu. To deluje, ampak ni najbolj učinkovito.

Priprava gradbenih ponudb se z Renotom močno poenostavi, saj se ponudbe pripravijo hitreje, z enotnim cenikom in brez stalnega prepisovanja.

In to pomeni manj administracije, več časa za delo na terenu in več časa za rast podjetja. Preverite, koliko časa lahko prihranite tudi vi.